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HINWEISGEBERSYSTEM DER Vollers Management Services GmbH

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, interner Regeln, der Prinzipen unserer Verhaltensgrundsätze hat für die gesamte Vollers Management Services GmbH höchste Priorität. Um dem Anspruch nach Compliance gerecht zu werden, ist es uns ein Anliegen, von möglichem Fehlverhalten der eigenen Beschäftigten oder Dritter zu erfahren und dieses zu unterbinden. Der Schutz potenzieller Hinweisgeber ist daher ein besonders wichtiges Anliegen. Vor diesem Hintergrund ist für Sie durch die interne Compliance Abteilung der Vollers Management Services GmbH ein unabhängiges, unparteiisches und vertrauliches Hinweisgebersystem eingerichtet worden.

Sofern Sie uns über diese Plattform Informationen anonym und ohne weitere Instruktionen zukommen lassen, müssen Sie selbst sicherstellen, dass sich aus dem Kontext Ihrer Angaben Ihre Identität nicht ableiten lässt. In diesem Fall übermitteln wir den von Ihnen zur Verfügung gestellten Sachverhalt unmittelbar der Unternehmensleitung der Vollers Management Services GmbH.

Die Plattform für dieses Hinweisgebersystem wird von der Rechtsanwaltskanzlei CLARIUS.LEGAL Rechtsanwaltsaktiengesellschaft betrieben; diese Rechtsanwaltskanzlei dient uns gleichzeitig auch als Ombudsstelle. Durch diese Kombination, aus extern bereitgestellter Plattform und unabhängiger Ombudsstelle, ist es technisch ausgeschlossen, dass Sie als Hinweisgeber unmittelbar durch einen anderen Mitarbeiter der Vollers Management Services GmbH identifiziert werden können.

Es steht Ihnen eine Zwei-Wege-Kommunikation auf der Plattform zur Verfügung, die es Ihnen ermöglicht technisch anonym und nicht rückverfolgbar mit der Ombudsstelle zu kommunizieren. Sollten Sie der Ombudsstelle freiwillig Ihre Identität oder Kontaktinformationen mitteilen, werden diese allein zur Aufklärung des von Ihnen geschilderten Sachverhaltes genutzt. In jedem Fall wird Ihre Identität nicht ohne ihren ausdrücklichen Wunsch gegenüber einem Mitarbeiter der Vollers Management Services GmbH preisgegeben (dies beinhaltet auch die Geschäftsführung bzw. Direktion der Vollers Management Services GmbH).

Wenn Sie Ihre Nachricht über die Zwei-Wege-Kommunikation absenden,

- erhalten Sie eine automatisch generierte Vorgangsnummer und einen Schlüssel (Datei) zum Download. Bitte speichern Sie diese auffindbar auf Ihrem Gerät ab, da Sie beides für einen erneuten LogIn auf der Plattform benötigen.

- Sobald die Ombudsstelle Ihre Nachricht zur Kenntnis nimmt, erhalten Sie in der Kommunikation auf der Plattform zunächst eine Eingangsbestätigung.

- Anschließend bewertet die Ombudsstelle Ihren Hinweis. Dies beinhaltet auch Nachfragen zur Beschaffung von Informationen insbesondere vom Hinweisgeber*in (daher die anonyme Zwei-Wege-Kommunikation). Nur wenn sich daraus ein Anfangsverdacht auf einen potenziellen Regelverstoß ergibt, wird eine geeignete Untersuchung des Falls intern beauftragt.

- Informationen über den Bearbeitungsstatus Ihres Hinweises sowie über das Ergebnis einer möglichen Untersuchung werden Ihnen unverzüglich über die anonyme Zwei-Wege-Kommunikation der Plattform mitgeteilt.

Wie bereits mitgeteilt, werden keine Namen oder andere direkte Daten zum Hinweisgeber von der Ombudstelle an die Vollers Management Services GmbH kommuniziert, um die Anonymität des Hinweisgebers bestmöglich zu gewährleisten; es könnten sich aber aus Ihren Schilderungen Rückschlüsse auf Ihre Person ergeben, bitte berücksichtigen dies bei der Formulierung des Hinweises.

Für die Nutzung dieser Plattform entstehen Ihnen keine Kosten. Diese werden umfänglich von der Vollers Management Services GmbH getragen.

Wir danken für die Unterstützung!
CLARIUS.LEGAL Rechtsanwaltsaktiengesellschaft.

Anonyme Zweiwege-Kommunikation
(Wir können auf Ihren Hinweis antworten.)

Neuen Hinweis übermitteln

Bestehende Kommunikation fortführen